Guardias sin papel: cómo repartirlas de forma justa cada mañana

Son las ocho menos diez. Llega un WhatsApp de alguien que no viene hoy. En jefatura se abre el papel, se mira quién está libre a cada hora y se decide de memoria quién cubre. A media mañana aparece otra ausencia que nadie había apuntado.

El problema va más allá del tiempo que se pierde. Cuando el reparto depende del papel y de la memoria de una persona, nadie puede comprobar si es justo. Y tarde o temprano alguien en la sala de profesores pregunta por qué le vuelve a tocar otra vez.

Con esa idea se hizo Guardias, una aplicación que ya se usa cada mañana en un IES andaluz. Os cuento cómo funciona y qué problemas resuelve, y también lo que no hace.

El flujo, en cuatro pasos

1. El profesor avisa desde el móvil. Marca el día que no va a estar y la app calcula sus clases a partir del horario importado: grupo, asignatura y aula. Tiene un campo para dejar indicaciones a quien cubra la clase.
2. Jefatura recibe el aviso al momento, en la app y con una notificación al móvil, con las clases por cubrir ya calculadas.
3. La app propone quién cubre cada hora, con el motivo de cada propuesta. Jefatura la revisa y confirma el día o la semana con un clic.
4. A quien cubre le llega un aviso con el día, la hora, el grupo, la asignatura, el aula y quién falta. Las indicaciones para la clase las consulta en la app.

Un reparto razonado

La propuesta sigue unas reglas claras, que son las mismas para todo el claustro:

• Primero, los refuerzos. Van por delante y esas guardias no suman a su contador.
• Después, quien menos carga lleva. Cada docente tiene un contador ponderado, y la propuesta empieza por quien lleva menos.
• La ESO, primero. Cuando hay que priorizar, los grupos de la ESO se cubren antes.

Cada propuesta llega con su motivo, y eso cambia la conversación en la sala de profesores. Cada docente puede consultar en la app su calendario de guardias, las sustituciones que ha hecho y cómo está frente a la media del centro.

Lo que facilita el día a día

Además del reparto, la app recoge situaciones que en papel se complican:

• Repartir una hora entre dos compañeros. La hora se corta en tramos de 5 minutos y el compañero acepta o rechaza.
• Recreo por zonas, con un cuadrante trimestral que rota cada semana. Es opcional; el centro decide si lo activa.
• Aviso a las 7:30 de lunes a viernes si quedan clases sin cubrir ese día o en los dos siguientes.
• Sustituciones largas que heredan el contador de la persona a la que sustituyen.
• Deshacer una ausencia entera de una vez.
• Cuadro semanal listo para imprimir.
• Puesta en marcha importando el profesorado, el pasillo, el horario y el recreo desde Excel o CSV, con plantillas para cada archivo.
• Acceso con Google y app instalable en el móvil.

Lo que no hace

Preferimos decirlo claro antes de que lo probéis:

• El reparto no es 100 % automático. Siempre hay un clic de jefatura para confirmar. La app propone y el equipo directivo decide.
• No importa desde Séneca ni desde otros programas de horarios. Los datos entran con las plantillas de Excel o CSV.
• No exporta a PDF ni a Excel. El cuadro se imprime desde el navegador.
• No tiene una pantalla de auditoría.

Antes de ponerla en marcha en vuestro centro

Tres recomendaciones prácticas:

1. Preparad bien las hojas de partida. Profesorado, horario y pasillo son la base de todo el cálculo. Si las plantillas están limpias, el arranque va rápido.
2. Contad al claustro cómo se reparte. Las reglas son sencillas y es mejor que las conozcan desde el primer día: refuerzos primero, luego quien menos lleva y la ESO por delante.
3. Cuidad los datos. La app maneja datos del profesorado y de los grupos. La demo que os enseñamos usa un centro inventado y nombres ficticios, y nunca datos reales.

Lo que os lleváis

• El profesor avisa desde el móvil y la app calcula sus clases.
• La propuesta sigue reglas visibles: refuerzos, menor carga ponderada y la ESO primero.
• Jefatura confirma con un clic. La decisión sigue siendo vuestra.
• Se pone en marcha con vuestras hojas de Excel o CSV.

Si queréis verla funcionando, en la ficha de Guardias podéis pedir una demo con datos ficticios, con un usuario para cada rol: jefatura, coordinación y profesorado. Y en el canal @profeaminia hablo de cómo la tecnología y la IA pueden quitaros papeleo en el día a día.